Vous connaissez peut-être le dicton « Le temps, c’est de l’argent. » ? Mais saviez-vous aussi que l’espace physique dans votre entreprise est aussi de l’argent ? Savez-vous ce qui prends de la place ? Vos dossiers physiques ! Alors comment pouvez-vous récupéré tout cet espace tout en augmentant facilement la collaboration entre votre équipe, mais aussi la recherche de documents ? Avec SharePoint et OneDrive bien sûre ! Ce sont deux outils infonuagiques qui pourraient parfaitement convenir à votre entreprise et dans cet article, nous regarderons lequel convient le mieux à votre situation.

Quelles sont les différences ?

Ce qui est important de comprendre, c’est que SharePoint et OneDrive peuvent à première vue sembler très similaires. C’est en regardant de plus près que l’on peut remarquer des différences clefs. Utilisons une mise en situation pour mieux comprendre comment tout cela fonctionne.

DrummondTech est une PME (fictive) ici, à Drummondville, composée de 10 employés. Comme plusieurs autres entreprises, la gestion des fichiers et la collaboration interne se déroulait surtout par courriel et à l’aide du serveur interne. Ceci créait donc non seulement des pertes de temps pendant que les gens cherchaient leurs documents, mais aussi des problèmes de versions ! Pour se simplifier la tâche, les employés ont donc commencer à sauver leurs travaux sur leurs postes individuels, ce qui créait de gros problèmes de perte de documents et autres lorsqu’il y avait un départ dans la compagnie ! Bien sûr, le télétravail était aussi très compliqué, comme il fallait avoir accès au serveur à distance afin de travailler.

Pour répondre à ces défis, DrummondTech décide donc de passer à l’environnement Microsoft 365, qui contient non seulement OneDrive, mais aussi SharePoint ! Pour tout ce qui est sauvegarde individuelle, chaque employé peut maintenant travailler avec OneDrive. Ils pourront désormais non seulement accéder à leurs fichiers de n’importe où, mais grâce à l’intégration OneDrive dans la suite Office, leurs documents sauvegardés sur OneDrive se mettrons automatiquement à jour dans le nuage au fur et à mesure qu’ils travaillent.

Pour ce qui est de la collaboration, c’est là que SharePoint entre en scène. Voyez-vous, SharePoint est d’abord un espace de collaboration plutôt qu’un espace de sauvegarde (comparé à OneDrive). Les documents qui sont destinés à être partagés à l’équipe sont donc déposés dans le SharePoint et sont ainsi rapidement accessible à tous, peu importe où sont les employés ! Vous pouvez penser à SharePoint comme étant une espèce d’intranet accessible de n’importe où. Avec l’aide de OneDrive, il est aussi facile d’intégrer SharePoint à l’explorateur de fichiers, ce qui facilite encore plus l’intégration de cette plateforme.

Après quelques semaines, DrummondTech à vu sa productivité nettement augmentée. Le temps passé à chercher la dernière version d’un document sur un poste de travail a pratiquement disparu. Le quotidien des employés est aussi rendu beaucoup plus agréable, tout étant sauvegardé automatiquement et accessible rapidement peu importe leur emplacement ! Rappelez-vous, nous avons aussi parlé de l’espace physique au début de notre article. Eh bien comme tout l’environnement OneDrive et SharePoint se déroule dans le nuage, l’espace qui était anciennement nécessaire pour les serveurs a pu être réutilisé pour permettre d’intégrer de nouveaux employés. De plus, des économies ont été réalisées sur l’achat des disques durs sur les postes de travail, comme il ne fallait plus acheter des disques avec des gros volumes.

Et la sécurité de vos données ?

C’est effectivement une excellente question ! Parfois, on pourrait penser que nos données sont peut-être moins sécuritairement entreposées comme elles ne sont pas physiquement dans nos bureaux. Est-ce vraiment le cas ? Et bien oui ! Les standards de Microsoft sont très élevés concernant la sécurité de vos données. Si cela vous intéresse, je vous invite à aller lire cet article de Microsoft qui explique en détail les clefs de chiffrement utilisées non seulement lors de la transmission de vos données, mais aussi lorsqu’elles sont au repos : Data encryption in OneDrive and SharePoint | Microsoft Learn. Si vous avez déjà eu affaire à BitLocker, vous avez déjà une idée du niveau de chiffrement avec lequel OneDrive et SharePoint font affaire ! Bien sûr, nous recommandons aussi à tous les usagers d’installer l’authentification multi facteur (AMF) sur les sessions Office qui vont devoir se connecter à votre SharePoint. Nous vous invitons aussi à lire notre article sur la sécurité de vos mots de passe afin de s’assurer que vos mots de passe sont les plus sécuritaires possibles ! : Comment rendre vos mots de passe sécures ? Vous avez des questions supplémentaires ou désirez une démonstration ? Contactez-nous ! Il nous fera plaisir de vous aider dans la transition vers Microsoft 365.